Directiesecretaris Stichting overO

"Word onze nieuwe verbindende schakel!"

Als Directiesecretaris ondersteun jij de directeur en het managementteam in een organisatie die voortdurend in beweging is. Je hebt het overzicht van alle ontwikkelingen en belanghebbenden en zorgt dat alles soepel en flexibel op elkaar wordt afgestemd en elkaar versterkt.

Hoe ziet de functie eruit in de praktijk:

Als Directiesecretaris ben je een onmisbare schakel binnen Stichting overO, waarbij je nauw samenwerkt met de directeur en het managementteam (MT). Jij zorgt ervoor dat de organisatie soepel functioneert, door het overzicht te houden over verschillende processen en stakeholders. Je bent de verbindende factor tussen de directeur, de Raad van Toezicht (RvT), de Ondernemingsraad en andere relevante partijen.

In deze dynamische functie werk je niet alleen samen met het management, maar ook met externe stakeholders. Met jouw sterke communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit zorg je voor de juiste verbinding tussen alle lagen van de organisatie.

Je taken omvatten onder andere:

• Het ondersteunen en adviseren van de directeur en het MT over onder andere de samenhang tussen processen en beleid.
• Agendabeheer directeur, voorbereiden van vergaderingen, het opstellen van agenda’s, notuleren en het bewaken van de uitvoering van besluiten voor zowel de RvT als het MT.
• Zorgen voor de naleving van compliance en juridische verantwoording.
• Contractbeheer  en coördineren van samenwerkingsverbanden in de regio Zwolle en Kampen.
• Ondersteunen bij gemeentelijke verantwoording en managementrapportages, inclusief het aanleveren van data in het kader van de WSOB (Wet Stelsel Openbare Bibliotheken).
• Helpen bij het opstellen en verantwoorden van jaarstukken voor de gemeente.

Jij:

• Hebt HBO+ werk- en denkniveau.
• Hebt een sterk ontwikkeld gevoel voor organisatorische en bestuurlijke processen, inclusief financieel inzicht en kennis van juridische verantwoording.
• Bent vaardig in het sturen, zonder dat je hiërarchische zeggenschap hebt;
• Kunt strategische doelen vertalen naar concrete voorstellen en acties op operationeel niveau.
• Bent organisatiesensitief en kunt helder communiceren en schrijven op beleidsniveau.
• Bent analytisch, kritisch, proactief en resultaatgericht, met oog voor zowel de grote lijnen als de details.
• Werkt graag zelfstandig, maar functioneert ook goed binnen een team.

Ook al beschik je niet over álle bovenstaande eigenschappen/competenties laat ons vooral weten waarom jij wel geschikt bent voor deze functie!

Wij bieden:

• Uitdagend werk met een directe impact op de organisatie en samenleving.
• Een zelfstandige rol binnen een lerende en inclusieve organisatie.
• Een contract voor 24 uur per week, met een salaris in schaal 9 (min 3.623,- max 4.629,- obv 36 uur per week) van de CAO Openbare Bibliotheken, afhankelijk van ervaring.
• Flexibiliteit in werktijden en de mogelijkheid om deels thuis of op een andere werkplek te werken.
• Additionele arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering en pensioenopbouw bij het Pensioenfonds Openbare Bibliotheken.
• Een dienstverband voor een jaar, met zicht op een vaste aanstelling.
• Binnen een prettige werkomgeving/werksfeer is er ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleiding.

Waar ga je werken:

Je gaat werken voor Stichting overO in de gemeenten Zwolle en Kampen. De rol van de bibliotheek is de afgelopen jaren flink veranderd. Het is allang niet meer de plek waar het alleen draait om lezen en lenen. Onze opdracht is aangevuld met cultuur, onderwijs en het sociaal domein. Ook de manier waarop we te werk gaan is sterk veranderd: van uitvoerend naar aanjagend.

Bij overO staan we open voor anderen en zijn we toegankelijk voor iedereen. Met een open blik kijken we naar de wereld en naar elkaar. Met die houding helpen we zoveel mogelijk mensen bij hun persoonlijke groei en het opdoen van kennis en vaardigheden. Samen ontdekken we nieuwe mogelijkheden, dagen we bestaande ideeën uit en verleggen we grenzen.

Laten we kennismaken!

Denk je dat je het kan?  Aarzel dan niet en reageer! Stuur motivatie en CV in via de sollicitatiebutton.

De gesprekken vinden plaats op maandag 16 december 2024.

Rijnbrink ondersteunt in opdracht van de Bibliotheek bij de werving & selectie voor deze vacature.